Akteneinsicht in und außerhalb von Verwaltungsverfahren

Die Frage, inwieweit ein Bürger Einsicht in die bei einer Behörde geführten Akten nehmen kann, stellt sich insbesondere dann, wenn ein Bürger in einem ihn betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragsteller oder als sonst Beteiligter klären will, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten ihm zur Verfügung stehen.

Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren geführt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht allgemein in § 29 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG) geregelt.

Neben dieser allgemeinen Regelung gibt es jedoch noch eine Vielzahl von speziellen Regelungen, die für einzelne Bereiche das Akteneinsichtsrecht ganz oder teilweise spezifisch regeln. Auf diese besonderen Regelungen kann hier aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht näher eingegangen werden.

Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens kann ein Bürger Akteneinsicht beantragen. Allerdings entscheidet dann die aktenführende Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen über die Gewährung von Akteneinsicht. Insoweit hat ein Bürger einen Anspruch auf ermessensfehlerfreie Entscheidung über ein Einsichtsgesuch, soweit von ihm ein berechtigtes Interesse auf Akteneinsicht geltend gemacht wird.

Im Folgenden wird schwerpunktmäßig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt. Dieser Fall ist in der Verwaltungspraxis auch von besonderem Interesse.

 die aktenführende Behörde

Allgemeine Regelungen

• § 29 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG)
• Nr. 113 und 21 des Verwaltungskostenverzeichnisses zu § 1 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung (AllgVwKostO)

Spezielle Regelungen (beispielhaft)

• § 72 Abs. 1 Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG)
• § 25 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)
• Hessisches Umweltinformationsgesetz (HUIG)

• § 29 des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG)
• Nr. 113 und 21 des Verwaltungskostenverzeichnisses zu § 1 der Allgemeinen Verwaltungskostenordnung (AllgVwKostO)
• § 72 Abs. 1 Hessisches Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG)
• § 25 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X)
• Hessisches Umweltinformationsgesetz (HUIG)

Im Regelfall wird die/der an einem Verwaltungsverfahren Beteiligte keine weiteren Unterlagen vorlegen müssen, wenn Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragt wird, da sie/er der Behörde als Verfahrensbeteiligte/r bekannt ist. Allerdings kann es im Einzelfall erforderlich sein, darzulegen, inwieweit die begehrte Akteneinsicht zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Anders hingegen in den Fällen, in denen Einsicht in Akten begehrt wird, ohne dass dies im Rahmen eines laufenden Verwaltungsverfahrens erfolgt. Hier muss der die Akteneinsicht Begehrende sein berechtigtes Interesse gegenüber der aktenführenden Behörde darlegen.

• Soweit Beteiligte Abschriften oder Ablichtungen aus der Akte herstellen lässt, haben sie die Kosten gegenüber der aktenführenden Behörde zu tragen, soweit dieser hierbei Kosten entstanden sind.
• Für das Versenden der Akte wird eine Gebühr von 12,00 Euro je Sendung erhoben.